Garantizar la confidencialidad y el cumplimiento de la LOPDGDD pasa por procesos normalizados, trazables y sostenibles

Con la protección de datos y la sostenibilidad cobrando cada vez más peso en la agenda empresarial, la destrucción segura de documentación se ha consolidado como una necesidad ineludible para evitar fugas de información y cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) y el Reglamento Europeo (RGPD).

Según datos facilitados por la Asociación Española de Destrucción Confidencial, cada año se trituran en España cerca de 8 900 toneladas de documentos —papel, soportes digitales (CD, DVD, discos duros) y material corporativo— bajo los estándares de las normas UNE-EN 15713:2010 y DIN 66399. Además, la última Contabilidad Medioambiental del INE cifra en 5 810,8 kt los residuos de papel y cartón generados en 2022, de los cuales el 78,5 % procede de actividades empresariales.

El principio de limitación de la conservación, recogido en el artículo 5 del RGPD, establece que los datos personales deben mantenerse únicamente “el tiempo necesario” para el fin que motivó su recogida. Transcurrido ese periodo —hasta seis años en materia contable y cuatro en fiscal y laboral—, la normativa obliga a la eliminación irreversible de la información.

Para garantizar la confidencialidad y la trazabilidad del proceso, las empresas deben:

Inventariar y clasificar los documentos según su nivel de sensibilidad.

Designar responsables y registrar cada lote con fecha, volumen y método de destrucción.

Asegurar la cadena de custodia, con transporte en vehículos sellados y acceso restringido.

Obtener un certificado de destrucción que detalle el tamaño de partícula, la cantidad y el método empleado.

Canalizar los restos triturados hacia plantas de reciclaje autorizadas.

“Cumplir con estos requisitos no solo evita sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos, sino que además refuerza la confianza de clientes y empleados en la gestión de la información”, señalan desde el sector.

En este contexto, empresas y profesionales como Germán Jachs, profesional del sector de la destrucción de documentación en la provincia de Alicante, ganan relevancia ofreciendo un servicio integral avalado por las certificaciones ISO 27001 (seguridad de la información), ISO 9001 (calidad) e ISO 14001 (gestión ambiental). Germán Jachs, explica:

“Documentamos cada fase —desde la recogida hasta el emisor del certificado— con registros digitales y controles de acceso. Operamos conforme a las normas UNE-EN 15713 y DIN 66399 para ofrecer a las empresas la máxima garantía legal y medioambiental”.

El auge de la digitalización ha reducido el uso de papel, pero el volumen de residuos y la obligación de proteger datos personales mantienen en auge la demanda de servicios especializados de destrucción documental. Con estos procesos, las compañías refuerzan su cumplimiento normativo y contribuyen a la economía circular.